Întrebări frecvente despre LawOne
Răspunsuri despre ce face aplicația LawOne pentru cabinetele și societățile de avocatură din România: dosare și termene preluate automat, facturare cu e-Factura, contracte generate din date existente, urmărirea dosarelor CNSC și a publicațiilor din insolvență.
Despre LawOne
Ce este aplicația, pentru cine a fost gândită și ce acoperă din activitatea unui cabinet.
Ce este LawOne?
LawOne este o aplicație de gestiune pentru cabinete și societăți de avocatură din România. Aduce într-un singur loc dosarele de litigii și de consultanță, calendarul termenelor, clienții, facturarea, cheltuielile, documentele și căutarea în legislație și jurisprudență. Se deschide direct în browser, fără instalare, și există și ca aplicație de telefon.
Pentru ce fel de cabinete este potrivită?
Este gândită pentru cabinete individuale și societăți de avocatură, dar o folosesc și consilieri juridici, practicieni în insolvență și departamente juridice din companii. Funcționează bine și dacă lucrați singur, și dacă aveți o echipă de zeci de oameni, pentru că fiecare persoană primește propriul nivel de acces.
Cu ce mă ajută concret, față de cum lucrez acum?
Dispare munca de copiat dintr-un loc în altul. Nu mai verificați portalul instanțelor dosar cu dosar, nu mai țineți termenele în agendă separată, nu mai recalculați manual ce a încasat cabinetul luna trecută. Informația intră o singură dată și apoi apare peste tot unde aveți nevoie de ea, de la calendar până la factură.
Trebuie să fiu priceput la calculatoare ca să o folosesc?
Nu. Aplicația arată ca o agendă și o arhivă puse în ordine, nu ca un program complicat. Textele sunt în română, iar fiecare secțiune are un ghid scris pe înțelesul tuturor, cu pași clari. Majoritatea celor care o folosesc se descurcă singuri din prima zi.
Dosare și termene
Cum ajung dosarele și termenele în aplicație și ce nu mai trebuie să faceți manual.
Cum aflu că mi s-a schimbat un termen, fără să intru pe portal?
Aplicația verifică singură dosarele și vă anunță când apare ceva nou. Dacă instanța a mutat un termen sau a dat o soluție, primiți notificare și vedeți modificarea în dosar, fără să deschideți portalul. Practic, nu mai umblați după informație, ea vine la dumneavoastră.
Ce se întâmplă cu dosarele de la Înalta Curte?
Dosarele de la Înalta Curte de Casație și Justiție nu se regăsesc pe portalul obișnuit al instanțelor, motiv pentru care mulți avocați le urmăresc separat, de mână. LawOne le aduce din sursa proprie a Înaltei Curți și le așează în aceeași listă cu celelalte dosare. Termenele lor intră în același calendar, iar notificările vin la fel, deci nu trebuie să țineți minte că acel dosar se verifică altfel decât restul.
Pot vedea toate termenele din toate dosarele într-un singur loc?
Da. Există un calendar unic în care intră termenele din toate dosarele cabinetului. Puteți vedea ziua, săptămâna sau luna și puteți filtra pe avocatul responsabil, ca să știți cine unde are de mers. Calendarul se poate lega și de calendarul dumneavoastră obișnuit, ca să aveți termenele și pe telefon.
Primesc notificare când apare o pronunțare?
Da. Soluțiile pronunțate sunt urmărite zilnic, iar când apare una într-un dosar de al dumneavoastră primiți înștiințare în aplicație și pe telefon. Vedeți despre ce dosar este vorba și care a fost soluția, fără să deschideți portalul. Așa aflați rezultatul în aceeași zi, nu peste o săptămână când vă uitați din nou pe dosar, și puteți anunța clientul înainte să vă sune el.
Financiar
Cum se emit facturile, cum ajung la ANAF și cum vedeți unde stați cu încasările.
Pot emite factura direct pentru dosarul clientului?
Da, și asta e ideea. Din dosar știți deja cine e clientul, ce s-a lucrat și cât s-a agreat, așa că factura se completează aproape singură. Nu mai treceți datele clientului a doua oară și nu mai riscați să greșiți un CUI sau o sumă.
Cum ajung facturile la ANAF, trebuie să le încarc eu?
Nu. Aplicația este legată de sistemul e-Factura și trimite facturile pentru dumneavoastră. Vedeți în dreptul fiecărei facturi statusul, fără să intrați separat pe alt site și fără să țineți minte ce ați trimis și ce nu.
Ce se întâmplă dacă uit să trimit o factură la timp?
Aplicația are grijă de asta în locul dumneavoastră. Facturile emise se transmit automat, iar dacă se apropie ultima zi în care ar trebui trimisă una, primiți avertizare din timp. Dacă ceva nu reușește din prima, încearcă din nou singură și vă anunță dacă rămâne ceva de rezolvat.
Văd cine mi-a plătit și cine nu?
Da. Fiecare factură are starea ei, de la ciornă până la încasată sau restantă, iar restanțele se văd grupat, cu cât au întârziat. Aveți în orice moment o imagine clară asupra situației financiare și cât a produs fiecare colaborator.
Contracte și documente
Cum se generează actele repetitive și cum vă păstrați propriile modele.
Cum generez un contract pentru un client nou?
Alegeți modelul, alegeți clientul și documentul iese completat. Datele pe care le aveți deja în aplicație, nume, adresă, cod fiscal, reprezentant, intră singure în act, așa încât nu le mai scrieți de fiecare dată și nu mai rămân greșeli de la copiat.
Pot folosi șabloanele mele, nu doar ce vine din aplicație?
Da. Vă puteți încărca propriile modele de contracte, împuterniciri sau cereri, exact așa cum le folosiți în cabinet, cu antetul și formulările dumneavoastră. Aplicația doar le completează cu datele potrivite, nu vă impune un format al ei.
Unde ajung documentele după ce le fac?
Fiecare document rămâne legat de dosarul și de clientul pentru care a fost făcut, deci îl găsiți acolo unde vă așteptați, nu într-o arhivă separată. Peste un an, când vă trebuie contractul semnat cu un client, îl deschideți din fișa lui în câteva secunde.
Contestații CNSC
Cum urmăriți dosarele de la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor.
Cum urmăresc un dosar CNSC fără să verific manual?
Îi spuneți aplicației ce să urmărească și de acolo se ocupă ea. Verifică periodic și vă anunță când apare ceva nou în dosar, un document depus, o decizie sau o schimbare de stare. Dosarele urmărite stau într-o listă unde vedeți dintr-o privire părțile, completul și ultimul document apărut. Nu mai deschideți portalul în fiecare dimineață ca să vedeți dacă s-a mișcat ceva.
Pot urmări dosarele după numele autorității, nu doar după număr?
Da. Puteți urmări un dosar anume, dar și toate dosarele în care apare un anumit contestator sau o anumită autoritate contractantă. Este util când lucrați constant cu același client și vreți să știți din timp ce contestații îl privesc, chiar înainte să vă sune el.
Aflu când s-a dat decizia?
Da. Când apare decizia într-un dosar urmărit, primiți înștiințare și vedeți soluția în aplicație, lângă restul dosarului. Decizia se poate deschide direct de acolo, fără să o căutați separat pe portal. Lângă ea rămâne și istoricul dosarului, adică documentele depuse și pașii prin care a trecut, astfel încât aveți dintr-o privire tot ce s-a întâmplat până la soluție.
Insolvență
Ce acoperă aplicația din procedurile de insolvență și ce urmărește în locul dumneavoastră.
Cum urmăresc publicațiile din Buletinul Procedurilor de Insolvență?
Adăugați firmele care vă interesează, cu codul lor fiscal, și aplicația urmărește ce se publică despre ele. Când apare un act nou primiți înștiințare în aplicație și pe email, cu ce s-a publicat și pentru care firmă, ca să nu aflați târziu ceva ce era deja public.
Se calculează singure termenele dintr-un dosar de insolvență?
Da. Pornind de la data deschiderii procedurii, aplicația vă arată calendarul etapelor care urmează și le așează în calendarul dumneavoastră, alături de termenele din celelalte dosare. Vedeți ce urmează și cât mai este până acolo, iar cele apropiate sunt scoase în față ca să nu vă scape. Rămâneți cu imaginea completă a procedurii fără să refaceți socoteala de fiecare dată pe hârtie.
Pot ține tabelul de creanțe în aplicație?
Da. Creanțele se trec cu tipul și rangul lor, se vede stadiul verificării fiecăreia și tabelul se poate scoate ca document. Aveți lângă el și participanții la procedură, bunurile și distribuirile, așa încât tot dosarul stă la un loc.
Cum încep
Ce presupune trecerea la LawOne și cum lucrează echipa în aplicație.
Cât durează până pot începe să lucrez?
Contul se face în câteva minute și puteți intra imediat. Nu se instalează nimic și nu aveți nevoie de cineva care să vină la birou să configureze ceva. Primele 14 zile sunt gratuite, fără obligații, ca să vedeți dacă vi se potrivește înainte de a plăti.
Îmi pot muta datele pe care le am deja?
Da. Clienții, facturile și cheltuielile pot fi aduse din fișierele pe care le folosiți acum, ca să nu le treceți de mână unul câte unul. Dosarele de litigii se completează singure din portal după ce le adăugați numărul, deci partea grea nu cade pe dumneavoastră.
Merge pe telefon?
Da. Se deschide în browserul telefonului și există și ca aplicație de instalat, inclusiv din Google Play. Pe telefon nu doar vedeți dosarele și termenele, ci puteți și lucra: adăugați o notă după termen, treceți orele lucrate, marcați o factură ca încasată sau căutați un client. Ce faceți pe telefon apare imediat și pe calculator, pentru că este aceeași aplicație, nu o variantă redusă a ei.
Pot adăuga colegii și să vadă fiecare doar ce îl privește?
Da. Fiecare coleg primește rolul lui și vede doar ce ține de munca lui. Un colaborator poate lucra pe dosarele lui fără să vadă situația financiară a cabinetului, iar dumneavoastră vedeți tot. Se știe oricând cine ce a modificat.
Ce se întâmplă cu datele mele dacă mă răzgândesc?
Rămân ale dumneavoastră și le puteți descărca integral, în fișiere pe care le puteți deschide și în alt program. După încetare mai sunt disponibile 30 de zile, timp în care le puteți lua cu tot cu documentele atașate dosarelor și clienților. Nu se șterge nimic fără știrea dumneavoastră, iar exportul se poate face oricând, nu doar la plecare.